In den Branchen Hotellerie und Gastronomie ist eine präzise Buchhaltung von besonders großer Bedeutung, da die zur Verfügung stehenden Ressourcen möglichst effizient eingesetzt werden müssen. Moderne Buchhaltungstools können in diesen Sektoren für einen guten Überblick über die Finanzlage sorgen, sodass fundierte Entscheidungen getroffen werden können
Vorteile Cloud-basierter Buchhaltungstools
Wenn sich Unternehmen der Branchen Hotellerie und Gastronomie für den Einsatz einer modernen Buchhaltungssoftware entscheiden, ist die Wahl einer Cloud-basierten Lösung zu empfehlen, da der Einsatz einer solchen Software mit einigen Vorteilen einhergeht. Zu diesen zählt, dass Betriebe keine teure Hardware anschaffen müssen, da die Server vom jeweiligen Cloud-Anbieter verwaltet werden.
Hierdurch entstehen geringere Kosten, was insbesondere für Hotels und Gastronomiebetriebe einen großen Vorteil darstellt – die Finanzierung einer Hotelimmobilie oder eines Restaurants zieht schließlich erhebliche Kosten nach sich. Zudem ist eine hohe Flexibilität gegeben, da eine moderne Buchhaltungssoftware sich in der Regel an die sich verändernden Bedürfnisse von Unternehmen anpassen lässt. Bei Erwerb eines weiteren Hotels oder Restaurants können Firmen den Funktionsumfang beispielsweise durch ein Upgrade erweitern, sodass eine entsprechende Skalierbarkeit gewährleistet ist.
Zugriff auf Echtzeitdaten
Mit einer modernen Buchhaltungssoftware haben Gastronomiebetriebe und Hotels Zugriff auf Echtzeitdaten, was in vielerlei Hinsicht nützlich ist. Speziell Hotels und Restaurants agieren in Märkten, die einem sich stets verändernden Konsumentenverhalten unterworfen sind, sodass regelmäßige Anpassungen der Geschäftsstrategie sowie des Produktangebots erforderlich sind. Können Manager auf Echtzeitdaten zugreifen, kann zeitnah durch entsprechende Anpassungen der Betriebsabläufe auf Schwankungen in der Nachfrage reagiert werden.
Sowohl die Entwicklung von Marketingkampagnen als auch die Anpassung von Preisen sowie die Personalplanung lassen sich durch den Zugriff auf Echtzeitdaten erheblich optimieren. Zusätzlich dazu können bestimmte Leistungsindikatoren, wie Tischbelegungsraten oder Umsätze pro Hotelzimmer genau verfolgt werden, was eine schnelle Implementierung von geeigneten Korrekturmaßnahmen ermöglicht.
Integration von Automatisierungsmaßnahmen
Eine Buchhaltungssoftware ist auch deshalb von großer Bedeutung für Hotel- und Gastronomiebetriebe, da sich die unternehmensinterne Effizienz deutlich erhöhen lässt. Dementsprechend müssen sich Mitarbeiter nicht mehr mit manuellen Aufgaben auseinandersetzen, sondern können sich auf wesentlichere Tätigkeiten fokussieren und Kunden mehr Aufmerksamkeit schenken. Automatisierungsmaßnahmen tragen zudem zu einer besseren Kontrolle eingehender sowie ausgehender Zahlungen bei, sodass ein guter Überblick über Einnahmen und Ausgaben des Betriebs besteht.
Auf diese Weise können Betriebe unnötige Ausgaben identifizieren und die Liquiditätsplanung optimieren, wodurch die zur Verfügung stehenden Mittel bestmöglich eingesetzt werden. Auch die Lagerverwaltung lässt sich durch Automatisierungen deutlich effizienter gestalten, da die Verfolgung von Beständen vereinfacht wird. Vor allem in der Hotellerie sowie in der Gastronomiebranche ist dies von größter Bedeutung, weil Lebensmittel verarbeitet werden, die verderblich sind. Bei Bedarf muss rechtzeitig eine Nachbestellung aufgegeben werden, damit den Kunden stets frische und qualitativ hochwertige Lebensmittel angeboten werden können.
Integration und Kompatibilität für effiziente Abläufe
Hotels und Gastronomiebetriebe sehen sich grundsätzlich mit einer großen Anzahl an Wettbewerbern konfrontiert, sodass eine möglichst hohe Effizienz erreicht werden sollte, die neben anderen Vorteilen auch Kostenersparnisse mit sich bringt. Kunden können damit bessere Preise angeboten werden und hierdurch können sich Betreiber eines Hotels oder eines Restaurants entsprechende Wettbewerbsvorteile verschaffen. Die unternehmensinterne Effizienz lässt sich durch den Einsatz von bestimmten Systemen erheblich steigern, zu denen unter anderem das POS-System (Point-of-Sale) zählt.
Dieses sorgt dafür, dass Transaktionen schnell abgewickelt werden können, wobei dies primär in Zeiten hoher Nachfrage durch viele Gäste einen großen Vorteil darstellt. Auf diese Weise lassen sich nämlich lange Wartezeiten vermeiden. Die Implementierung eines Warenwirtschaftssystems sorgt aber nicht nur für eine effiziente Koordination von Bestellungen, sondern unterstützt auch bei der Überwachung von Lagerbeständen, sodass es sich bei einer solchen Software um ein Muss für Hotels und Gastronomiebetriebe handelt.
Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten und datenschutzrechtlichen Vorgaben
Sowohl Hotels als auch Gastronomiebetriebe verarbeiten personenbezogene Daten von Kunden, die es entsprechend zu schützen gilt. Der Datenschutz ist vom Gesetzgeber im Rahmen der sogenannten DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) vorgegeben, allerdings ist ein Schutz von Kundendaten auch ohne Gesetz von großer Bedeutung, da Datenschutzverletzungen einen erheblichen Imageschaden nach sich ziehen können. Ebendarum müssen Maßnahmen ergriffen werden, um zu gewährleisten, dass personenbezogene Kundendaten nicht in die Hände Dritter fallen.
Auch in diesem Bereich kann der Einsatz einer geeigneten Buchhaltungssoftware Abhilfe schaffen, indem moderne Verschlüsselungstechnologien beim Austausch von Daten verwendet werden. Zudem können im Rahmen einer solchen Software Zugriffskontrollen und Nutzerberechtigungen definiert werden. Ein weiterer Vorteil moderner Buchhaltungssoftwares besteht in der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinsichtlich datenschutzrechtlicher Aspekte.